Zakelijk e-mailen in het Nederlands
Tegenwoordig is e-mailcorrespondentie steeds meer in het Engels. Hierdoor kan het omschakelen zijn als je een goede zakelijke e-mail in het Nederlands moet schrijven. Maar hoe schrijf je nou eigenlijk een goede zakelijke e-mail? Welke aanhef kies je? Hoe eindig je een e-mail? En hoe kun je professioneel overkomen? Om je op weg te helpen, vind je hieronder een paar goede tips en voorbeelden voor zakelijk e-mailen in het Nederlands.
De aanhef
Op het gebied van de aanhef zijn er vaak drie verschillende situaties: je verstuurt een e-mail naar een onbekende ontvanger, naar een bekende ontvanger maar formeel of naar een bekende ontvanger maar informeel. Oftewel, er zijn dus zat opties om de ontvanger van jouw e-mail aan te spreken.
Onbekende ontvanger
Soms is de ontvanger van de e-mail naar wie jij schrijft onbekend. Dit kan zijn in het geval dat je een brief verstuurd naar een organisatie, waar je niet weet of je mailt naar een man of vrouw en niet weet wat de naam van diegene is. In dit geval heb je de twee mogelijkheden als aanhef. ‘Geachte’ en ‘Beste’. Hoewel Geachte nog steeds gangbaar is, wordt het tegenwoordig vooral gebruikt in officiële brieven en documentatie. Het is steeds zeldzamer in dagelijkse formele communicatie. Beste als aanhef komt steeds vaker voor, zeker bij het schrijven van zakelijke e-mails:
- Geachte/Beste heer, mevrouw,
- Geachte/Beste heer of mevrouw,
- Geachte/Beste lezer,
- *Geachte/Beste,
*TIP: Schrijf niet alleen ‘Geachte’ of ‘Beste’, dit is vrij kortaf en kan verkeerd overkomen.
Bekende ontvanger (formeel)
In andere gevallen is de lezer wel bekend, maar stuur je de mail toch in een formele setting. Denk bijvoorbeeld aan een sollicitatiebrief of de communicatie met klanten, leveranciers of andere zakelijke partners. In zulke situaties zijn de volgende aanheffen geschikt voor jouw e-mail. Het is belangrijk om je keuze te baseren op de context. Hoe formeel is het bedrijf? Wat is de gebruikelijke aanspreekvorm binnen de/ jouw eigen organisatie? Wil je een zakelijke of juist een meer persoonlijke toon zetten?
- Beste (voornaam),
- Geachte mevrouw De Vries
Bekende ontvanger (informeel)
Vaak zal je ook in de situatie zitten dat je de ontvanger kent of zelfs heel goed kent, waarbij je dan de aanhef ook informeel kan houden. In dit geval kan je de onderstaande aanheffen gebruiken:
- Beste Erik,
- Hi Erik,
- Hoi Lydia,
- Hallo Lydia,
- Dag Gerard,
- Goedendag, -morgen, -middag Erik,
Extra tips voor de aanhef
Het komt ook voor dat de ontvanger twee achternamen heeft: de geboortenaam (meisjesnaam) gevolgd door de aangenomen naam van de partner, bijvoorbeeld: Laura De Jong – Van Vliet. Welke achternaam gebruik je dan? In dit geval gebruik je de eerste achternaam die wordt genoemd, tenzij je aanwijzingen hebt dat de persoon een andere voorkeur heeft.
Daarnaast kan het zijn dat de ontvanger een een tweedelige achternaam heeft. Stel, iemand heet Erik Landschot van Loo. Hoe schrijf je zijn naam dan? Dat kan als volgt: Beste meneer Landschot van Loo,.
De inleiding
In de inleiding benoem je vaak waarom je contact met iemand opneemt, dus de aanleiding van jouw mail. Vervolgens benoem je ook het doel en leg je dat verder uit in het middenstuk. Hieronder vind je een aantal voorbeeld zinnen die je kan gebruiken bij de inleiding van jouw e-mail.
| Bedankt voor uw/je e-mail. |
| Fijn om te horen dat… |
| Zoals u/je weet… |
| Zoals u/je waarschijnlijk gelezen hebt |
| Tijdens ons laatste telefoongesprek/ afspraak hebben wij het over … gehad. |
| Ik schrijf u/je omdat… |
| Wij schrijven u/je naar aanleiding van… |
| Ik schrijf u/je uit naam van… |
| Het zou leuk zijn als u/je… |
| Ik had graag… |
| Zou het mogelijk zijn om… |
| Ik heb een vraag over… |
| In de bijlage vind(t) u/je informatie over… |
| De bijlage is in … formaat |
| Met betrekking tot… |
De afsluiting
Als je vervolgens de inhoud van de mail hebt geschreven, hoort een afsluiting op professionele wijze er natuurlijk ook bij. Dit kan op verschillende manieren:
| Nogmaals hartelijk bedankt voor uw/je interesse en tijd. |
| Hartelijk dank voor uw/je offerteaanvraag. |
| Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend advies. |
| Mocht u/je nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. |
| Wij vertrouwen erop u/je hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. |
| We nemen zo spoedig mogelijk contact met u/je op. |
| Wij zouden het zeer op prijs stellen als u/je ons meer gedetailleerde informatie zou kunnen sturen over… |
| Wij hebben uw/je voorstel zorgvuldig overwogen en… |
| Bij voorbaat dank voor uw/je snelle reactie. |
| Ik zie uw/je antwoord graag tegemoet. |
| Graag zouden we een keer een afspraak willen maken met u/je om de mogelijkheden te bespreken. |
| Verdere informatie vind(t) u/je op onze website. |
| We zien uw/je reactie met belangstelling tegemoet. |
De slotgroet
Ten slotte, de slotgroet. Net als de aanhef, kan je de slotgroet op basis van context benaderen. Ken je de persoon? Formeel of informeel? Hieronder staan de meest gebruikelijke slotgroeten:
Formele slotgroet:
- Met vriendelijke groet(en),
- Met hartelijke groet(en),
- Met dank en vriendelijke groet(en)
- *(Mede) Namens
*TIP: Als je de mail verstuurd in opdracht van een organisatie of voor meerdere personen kan je namens ook als slotgroet gebruiken.
Informele slotgroet:
- Groet,
- Groeten,
- Groetjes,
- Fijn weekend,
Tenslotte, lees je e-mail altijd nog een keer door voordat je het verstuurt naar de ontvanger! Zo voorkom je eventuele fouten die je anders over het hoofd had gezien.
Heb je (veel) klanten of leveranciers en merk je dat zakelijk e-mailen in het Nederlands van belang is in de samenwerking? We sturen je graag een vrijblijvend advies waarmee je kan investeren in jouw Nederlandse taal- en schrijfvaardigheid. Wanneer je hieronder je contactgegevens invult, nemen we binnen een werkdag contact met je op. Als jouw moedertaal Nederlands is en je wil jouw schrijfvaardigheid professionaliseren, bieden wij de training ‘Correct Zakelijk Schrijven‘ aan. Daarnaast hebben wij ook trainingen voor anderstalige medewerkers die graag hun Nederlands willen ontwikkelen of professionaliseren: ‘Nederlands voor Anderstaligen‘.