Zakelijk e-mailen in het Engels
Zakelijk e-mailen in het Engels kan een hele uitdaging zijn. Want, hoe begin je eigenlijk een Engelse e-mail? Hoe sluit je hem af? En hoe vermijd je veelvoorkomende fouten?
Om het wat makkelijker voor je te maken, vind je hieronder verschillende tips en handige standaardzinnen die je kunt gebruiken in jouw Engelse e-mails.
Gebruik een formele begroeting
In Engelse, zakelijke e-mails is het gebruikelijk om te beginnen met “Dear” gevolgd door de achternaam van de ontvanger. Als je de naam niet weet, kun je alternatieven gebruiken zoals “Dear Sir/Madam” of “To whom it may concern”. Als je de achternaam weet, gebruik dan “Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. [Achternaam]”.
Mrs, Miss of Ms
Hoewel “Mrs” en “Miss” in sommige situaties nog steeds worden gebruikt, kiezen veel mensen, vooral in formele of professionele omgevingen, voor de meer neutrale “Ms”. Dit om te voorkomen dat er veronderstellingen worden gemaakt over de burgerlijke staat. Uiteindelijk is het essentieel om de titel te gebruiken die, als die bekend is, de voorkeur heeft van de persoon tot wie je je richt. Of om standaard “mevrouw” te gebruiken als je het niet zeker weet.
Wees duidelijk en beknopt in je openingszinnen
Start je e-mail met een duidelijke vermelding van het onderwerp of de reden van je bericht. Dit kan zijn in reactie op een eerdere e-mail, het bevestigen van een afspraak, het aanvragen van informatie, of zelfs een sollicitatie.
Hieronder vind je een aantal veelgebruikte openingszinnen:
| I am writing in reply to your email of 31 march regarding… | Ik schrijf je naar aanleiding van uw mail van 31 maart over… |
| Further to our conversation, I am pleased to confirm our appointment on… | Naar aanleiding van ons gesprek bevestig ik graag onze afspraak op… |
| Would you be so kind as to send me information about… | Zou je zo vriendelijk willen zijn mij informatie op te sturen over… |
| I am sorry to inform you that… | Ik moet je helaas meedelen dat… |
| I am interested in … and would like to know… | Ik ben geïnteresseerd in… en zou graag willen weten… |
| I am writing to you on behalf of (naam) | Ik schrijf je namens (naam) |
| Thank you for your quick reply. | Bedankt voor jouw snelle antwoord. |
| I would like to kindly remind you that… | Ik wil je hierbij (vriendelijk) herinneren aan |
Wat je verder nog kunt e-mailen – voorbeelden
| You can call me on my mobile phone | Je kunt mij op mijn mobiele telefoon bereiken |
| You can call me at +316… | Je kunt me bereiken op +316… |
| …will contact you shortly to discuss the details | …zal binnenkort contact met je opnemen om de details te bespreken |
| Attached you will find a copy of (document) | Een kopie van (document) vind je in de bijlage |
| Could you please… | Zou je alsjeblieft… |
| Feel free to contact me if you need any further information. | Mocht je nog meer informatie willen, neem dan gerust contact met mij op. |
Sluit af met een passende afsluiting
De afsluiting van je e-mail hoeft niet lang te zijn. Bij een lange e-mail kan je eventueel nog een keer benoemen wat je van de ander verwacht of hoopt.
Tot slot nog een aantal veel gebruikte afsluitende zinnen in een Engelse e-mail of brief:
| If you would like any further information, please do not hesitate to contact me | Mocht je meer informatie nodig hebben, aarzel dan niet contact met mij op te nemen |
| Thank you for your help in this matter | Hartelijk dank voor je hulp bij deze zaak |
| I look forward to hearing from you | Ik hoop een antwoord van je te ontvangen |
| I look forward to the possibility of working together | Ik verheug mij op de samenwerking |
| I look forward to meeting you | Ik zie ernaar uit om je te ontmoeten |
| Could you please reply as soon as possible? | Zou je zo snel mogelijk kunnen reageren? |
| We apologize for any inconvenience | Onze excuses voor het ongemak |
| We hope to have provided you with sufficient information | We hopen je voldoende te hebben geïnformeerd |
Ondertekening
Heb je de ontvanger bij zijn/haar voornaam genoemd? Eindig dan je e-mail met ‘Yours sincerely,”.
Heb je de ontvanger niet bij zijn/haar voornaam of achternaam genoemd? Eindig dan je mail met ‘Yours faithfully,”.
Voeg vervolgens je volledige naam en eventueel je functie en contactgegevens toe. Hou dit zo kort mogelijk. Een link naar je website of LinkedIn profiel is voldoende.
Blijft zakelijk e-mailen in het Engels (te) lastig?
Merk je dat je ondanks deze tips toch liever de e-mail door een collega laat beantwoorden? Of dat je nog onzeker bent en liever Nederlands praat? We helpen je graag met het verbeteren van je Engelse taalvaardigheid. Misschien dat één van onze trainingen, zoals de individuele training op maat of de Open Groep Zakelijk Engels bij je past?
Liever direct persoonlijk advies? Vul je contactgegevens hieronder in en we nemen binnen een werkdag contact met je op.