Zakelijk e-mailen: 5 tips

Zakelijk e-mailen: 5 tips

2342x bekeken

Wat is belangrijk bij een zakelijke e-mail? Hoe zorg je ervoor dat jouw boodschap duidelijk is en hoe kom je professioneel over? Door onderstaande tips te gebruiken, mail jij vanaf nu ook als een professional.

Tip 1: maak de boodschap specifiek

Zorg ervoor dat je vooraf helder hebt welke boodschap je wilt overbrengen. Wanneer je weet wat je precies wilt communiceren, zal het makkelijker worden om dat goed ‘op papier’ te krijgen. Heb je meerdere zaken die je wilt benoemen? Bepaal dan aan de hand van de belangrijkheid de volgorde: het belangrijkste punt bovenaan en het minst belangrijke onderaan.

Tip 2: wek direct interesse

Nu de boodschap duidelijk is, kun je het onderwerp van de e-mail bepalen. Of de ontvanger de mail opent, hangt in eerste instantie af van het onderwerp. Zorg er daarom voor dat het onderwerp uit een heldere, korte zin bestaat, die gelijk aangeeft waar de mail over gaat.

Tip 3: kies voor een duidelijke structuur

Structureer je zakelijke e-mail met een duidelijke indeling. Hierdoor waarborg je het overzicht en de leesbaarheid van de e-mail. Gebruik de inleiding om de directe vraag te beantwoorden of benoem de reden waarom je e-mailt. In het middenstuk ga je vervolgens dieper in op de boodschap en licht je de inleiding toe. Sluit af met een duidelijke afronding, waarbij je bijvoorbeeld een actie of een vervolgstap benoemt.

Tip 4: stuur je contactgegevens mee

Helemaal onderaan de e-mail kun je ervoor kiezen om een digitale handtekening toe te voegen. Dit biedt de mogelijkheid om meer informatie over jezelf te geven en om direct jouw contactgegevens mee te sturen, zoals je functie binnen een bedrijf, een bezoekadres, website, je telefoonnummer en e-mail.

Tip 5: lees je e-mail altijd na

Sta je op het punt de e-mail te versturen? Lees de e-mail dan voor de zekerheid nog even na. Ook Lotte Gerestein, één van onze taaltrainers Nederlands, raadt aan zeker moeilijke mails nog een keer na te lezen: “Check op stijl, toon, zinsbouw, opbouw, doel en spelling. Schrap overbodige woorden of stukken. Laat je niet meeslepen door boosheid of frustratie.”

In een artikel van het AD over zakelijk e-mailen, geeft Lotte, samen met een andere trainer, meer tips.

Twijfel je ondanks onze tips toch nog aan je e-mails?

Kijk dan eens naar onze Workshop Correct Zakelijk Schrijven. Daarnaast geven we graag een vrijblijvend opleidingsadvies of een vrijblijvende offerte. Je kunt ons bereiken op 033-46 50 420 of via het onderstaande contactformulier.

Velden met * zijn verplicht