You’ve got mail

167x bekeken

Tegenwoordig is het communiceren via e-mails de meest gangbare ‘taal’ op het werk. Om gelijk maar met wat cijfertjes te gaan gooien: bijna 4 miljard mensen maken gebruik van e-mail en er worden dagelijks 375 biljoen (12 nullen!) mails gestuurd per dag (Emails sent per day 2025 | Statista). Dat betekent gemiddeld 93 e-mails (you’ve got mail) per persoon! Geen wonder dat we er af en toe eentje over het hoofd zien.

E-mails zijn in sommige gevallen onvervangbaar. Ze zijn vaak efficiënter dan een korte vergadering of een telefoongesprek, je kunt er meerdere mensen in 1 x mee bereiken, je kunt ze teruglezen en ze genereren automatisch praktische informatie (wanneer verzonden? aan wie verzonden? hoe laat verzonden? etc.).

Via afwezigheidsmeldingen kan er aan verwachtingsmanagement worden gedaan (vandaag niet aanwezig/ op vakantie/ met zwangerschapsverlof) en worden er eventuele alternatieven aangeboden (ik ben dan weer terug/ mail naar mijn collega collega@werk.nl). Toch komt het wel eens voor dat je na een week een reminder moet sturen om te herinneren aan de eerder gestuurde mail. Het gevoel van opdringerigheid komt naar boven en ongeduld of zelfs frustratie steken de kop op. Terwijl er aan de andere kant van de lijn iemand nietsvermoedend zijn/haar mailbox aan het beheren is. De zender en de ontvanger zitten zonder het te weten op een andere frequentie. Ondanks een gemeenschappelijke taal kan dit onverhoopt leiden tot onnodige miscommunicatie.

Hoe zorg je er voor dat je een reactie krijgt op verstuurde e-mails?

We zijn een groot deel van onze werktijd bezig met het ontvangen, lezen, begrijpen, schrijven en verzenden van mails. In vergelijking tot een aantal decennia geleden zijn we veel efficiënter geworden en kunnen we veel meer werk verrichten in kortere tijd. Het is nu nog moeilijk voor te stellen dat we ‘vroeger’ alles per post moesten versturen (inclusief enveloppen dichtplakken, postzegels likken, verzend labels maken (of handmatig opschrijven) en zorgen dat het voor 17:00 in de brievenbus zat).

Aangezien we dus een aanzienlijke tijd investeren in e-mails is het zeker de moeite waard om te kijken of we dit proces kunnen optimaliseren. Hieronder 5 tips die je hierbij kunnen helpen:

1. Een goede eerste indruk

De onderwerpsregel is vaak het eerste wat de ontvanger ziet en de uitgelezen kans om een goede eerste indruk te maken. De drie gouden regels voor de perfecte onderwerpsregel: kort maar krachtig, de ontvanger weet gelijk waar het over gaat en het nodigt uit tot de zogenoemde ‘call for action’.

“Morgen vergadering, graag antwoord!”

2. Geef je mail sjeu

Een mailtje bestaat uit zwarte tekst. Door er gevoel in te leggen creëer je bij de ontvanger betrokkenheid. Met interpunctie en emojis kun je veel bereiken. Je kunt het zien als de digitale gebarentaal.

Beste Jan. Bedankt voor het bezoek.
Jan, dank voor het bezoek!
Hé Jan, fijn dat je er even was 😊

Door een beetje te experimenteren kom je er vanzelf achter wat voor jou werkt. Het zijn de kruiden en specerijen die je gerecht net een beetje extra pit kunnen geven. Uiteraard is het gebruik afhankelijk van de relatie met de ontvanger, de cultuur, de setting en je eigen persoonlijkheid.

3. KISS – Keep It Short and Simple

Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mails niet grondig worden gelezen maar eerder snel gescand worden. Hoe langer de mail, hoe groter de kans dat hij niet gelezen wordt/ er geen reactie volgt. De belangrijkste info van de mail (waarin je om iets vraagt) zou niet meer dan de tekst van één tweet moeten beslaan ( 280 tekens).

Hey Jan 🙂 Zo zien 232 tekens of 41 woorden eruit in een mail. Een beperkte ruimte voor de boodschap = een ruimere kans dat het gelezen wordt. Heb je meer ruimte nodig? Misschien is een telefoongesprek dan efficiënter! Groetjes An

4. What’s in the name?

Roep vertrouwen op door bekende woorden te gebruiken. Het meest betrouwbare en persoonlijke woord voor iemand is zijn/haar eigen naam.

“A person’s ​name​ is to him or her the ​sweetest​ and ​most important sound​ in any language.”

Dale Carnegie

In bepaalde situaties kan het gebruiken van iemands voornaam zorgen voor een grotere kans op een (snel) antwoord. Doordat de ontvanger persoonlijk is aangesproken creëer je vertrouwen en een bepaalde loyaliteit om te reageren. Let op dat de naam van de ontvanger juist gespeld is. Zo niet, dan heeft het juist een averechts effect. Check, check dubbelcheck!

5. P.S.

Is er nog een cruciaal punt dat je moet benoemen? Nog een laatste finalevraag? Een klein verzoekje? Dit is je kans! Na de eerste indruk kun je afsluiten met de laatste indruk die net zo belangrijk kan zijn. Dat wat de ontvanger als laatste leest en zorgt voor de nasmaak van het met zorg bereide maaltje …. euh, mailtje.

De perfecte mail bestaat niet. Elke situatie en ontvanger vraagt om een andere benadering. Door hiermee te blijven experimenteren perfectioneer je je eigen receptuur. Elke mail heeft twee vaste componenten: 1. je wilt iets van een ander en 2. de ander is een mens. Zie de ontvanger voor je en kruid je mailtje zoveel mogelijk naar smaak. Spice up your mail!

PS: Voor meer inspiratie bekijk de volgende Ted talk https://youtu.be/PjW94dolmRo