Taaltrainers

Out Of Office

20x bekeken

Tijdens de feestdagen vliegen de ‘out of office’ meldingen je om de oren. Eigenlijk dekt ‘Out Of Office’ allang de lading niet meer. Sommigen werken vaker thuis dan op kantoor, anderen werken soms hele periodes vanuit het buitenland. Het is dan ook goed om bij je afwezigheidsmelding duidelijk aan te geven dat je jouw mails niet leest tijdens jouw afwezigheid.

Hoe schrijf je nu een goede Out Of Office (OOO)?

De eerste tip is om de OOO al 2 à 3 dagen van te voren aan te zetten. Dit voorkomt dat je nog allerlei spoedklusjes op het laatste moment moet afronden.

Een goede afwezigheidsmelding bevat verder de volgende zaken:

  1. Bedank de lezer voor hun e-mail. Dit zorgt voor een warmer welkom dan gelijk te benoemen dat je er niet bent.
  2. Benoem (beknopt) waarom je jouw mail niet leest. Het is beter om duidelijk te zijn dat je jouw mail helemaal niet leest in plaats van ‘beperkt’/ ‘minder frequent’/ etc.
  3. Vertel wanneer je terugkomt. Het voelt positiever om te lezen per wanneer je weer terug bent in plaats van tot wanneer je wegblijft. (Bouw voor jezelf wat rust in om de OOO op 1 dag later te zetten zodat je meer ruimte hebt om de binnengekomen mails te lezen).
  4. Bied een alternatief. Schrijf uitnodigend: ‘collega X helpt graag verder’ in plaats van ‘voor dringende zaken kunt u contact opnemen met …’.
  5. Gebruik humor/ luchtigheid (gedoseerd) en gebruik je normale tone of voice. Het is altijd goed als je een glimlach op het gezicht van de ontvanger kunt toveren.
  6. Vermijd wollige zinnen, als:
    ‘Echter ben ik op vakantie’
    ‘berichten aangaande onderwerp X’
    ‘mails betreffende’
    ‘wegens vakantie’
    ‘in verband met ziekte’
    ‘momenteel ben ik niet in de gelegenheid om je van een antwoord te voorzien’

Voorbeeld van een goede Out of Office

“Bedankt voor je mailtje. Momenteel vier ik vakantie. Vanaf 2 januari ben ik weer aan het werk. Tijdens mijn afwezigheid lees ik mijn e-mail niet. Mijn collega’s helpen je graag verder. Je kunt hun bereiken via info@detaaltrainer.nl of telefonisch op 033 465 0420. Fijne feestdagen en alvast een goed 2024 gewenst!”

Zit je al aan het kerstdiner of met één been in het vliegtuig? Als je er zelf niet helemaal uitkomt kun je tegenwoordig ook experimenteren met Chat GPT. Zorg wel dat het inhoudelijk klopt en behoud de normale ’tone of voice’.

Wil je meer tips over het schrijven van effectieve e-mails? Kijk dan ook eens bij: