Gouden tips voor effectief e-mailen
Je kent het vast wel: je stuurt een e-mail en je krijgt geen antwoord terug. Of een vaag antwoord. Of een antwoord op een vraag die je niet stelde. Naast dat dat vervelend is, kost het tijd om een extra mail ter verduidelijking te sturen. Hoe zorg je ervoor dat de lezer jouw mail snapt en in actie komt?
De opbouw
Allereerst door een overzichtelijke en duidelijke opbouw:
De aanhef en 1e alinea
Start je zakelijke e-mail met een gepaste aanhef, bijvoorbeeld: Beste Jacqueline. Iets informeler is een aanhef met hallo, dag, goedemorgen of goedemiddag. Er is geen goed of fout: kies een aanhef die past bij jullie zakelijke relatie.
Vervolgens geef je aan waarom je de mail verstuurt, wat de kernmededeling is en wat de context van jouw mail is, zoals:
- Onlangs spraken wij elkaar over … Hieronder vind je alvast de belangrijkste informatie over…
- Tijdens ons laatste gesprek hebben wij het over … gehad. Ik zou hier graag nog wat vragen over willen stellen.
Het middenstuk
Na de 1e alinea volgt de kern. Hier ga je dieper in op het onderwerp dat je zojuist geïntroduceerd hebt. Schrijf actief (daarover straks meer) en gebruik korte zinnen. Beperk alinea’s tot 5 à 6 zinnen en maak gebruik van witregels tussen de alinea’s. Zo blijft je tekst overzichtelijk en gemakkelijk te lezen.
Het slot: gebruik een call-to-action
Je slot hoeft niet lang te zijn; een paar zinnen is vaak al voldoende. Het belangrijkste van je afsluiting is dat deze een duidelijke call-to-action bevat. Wat verwacht je van de ander? Wat heb je nodig zodat jij weer verder kan? Geef dat aan! Zo weet de lezer gelijk wat je bedoelt. Grote kans dat je hem of haar hierdoor direct aanzet tot actie.
Naast een duidelijke opbouw, zijn er nog een paar andere tips die je kunt gebruiken bij het e-mailen in het Nederlands. Deze lees je hieronder:
Schrijf actief
Als je actief schrijft, benoem je dus heel concreet wie of wat de hoofdrol speelt en wat diegene of datgene doet. In principe kan je elke zin zowel actief als passief schrijven:
- Mijn collega neemt contact met je op (actief).
- Er wordt contact met je opgenomen (passief).
- Ik stuur de globale offerte zo snel mogelijk naar je toe (actief).
- De globale offerte wordt zo snel mogelijk naar je toe gestuurd (passief).
Vind jij de actieve zinnen ook prettiger lezen? Dat komt doordat ze korter en directer zijn. En doordat je een persoon vermeldt, maak je de zinnen levendiger. Hierdoor heeft de lezer direct een beeld van wat jij bedoelt en hoeft hij minder na te denken.
Schrijf lezersgericht
Door lezers- of klantgericht te schrijven, maak je de tekst persoonlijker. Dat komt doordat je het perspectief verlegt:
- je ontvangt i.p.v. ik stuur je;
- je mag ons afrekenen op onze service i.p.v. we garanderen geweldige service;
- schilderen is een klus die je liever uitbesteedt i.p.v. wij bieden een op de klant afgestemde oplossing voor schilderwerk en onderhoud.
Om écht lezersgericht te schrijven, moet je je bij elke zin afvragen: wat heeft mijn lezer hieraan? Lezers scanneneen nieuwe mail in gemiddeld 5 seconden. Daarom is het extra belangrijk om de aandacht vast te houden. En dat lukt gegarandeerd door lezersgericht te schrijven!
Schrijf positief
Veel zinnen kun je zowel positief als negatief insteken. Negatieve woorden sluipen er snel in, en dat is zo jammer! Want zeg nou zelf: je bent toch het liefst in de buurt van positieve mensen? Bedenk dan dat het voor je lezer ook zo werkt. Door je zinnen positief in te steken, beïnvloed je onbewust de emoties van jouw lezer:
- Geen probleem! (negatief)
- Graag gedaan! (positief)
- Van goedkoop tot duur. (negatief)
- Van voordelig tot exclusief. (positief)
- Wegens vakantie gesloten tot 2 november. (negatief)
- Wij zijn op vakantie. Vanaf 2 november staan we weer voor je klaar. (positief)
Hoe blijer jouw lezer zich voelt na het lezen van je mail, des te groter de kans dat hij jouw mail positief beantwoordt.
Effectief e-mailen in de taal die je wilt
Grote kans dat jouw mails met behulp van deze tips effectiever worden. Misschien dat de snelheid van het e-mailen nog niet gelijk toeneemt, maar de effectiviteit van je mails wel! En dat is goed nieuws toch?
Vind je zakelijk e-mailen lastig en wil je er graag meer mee oefenen? We helpen je graag! Als je je effectiviteit van Nederlandse e-mails wilt verbeteren, kijk dan eens naar onze Workshop Correct Zakelijk Schrijven. Naast de Nederlandse e-mail, kun je bijvoorbeeld ook werken aan jouw Engelse of Duitse mails. Zulke trainingen bieden we ook incompany aan. Neem voor meer informatie contact met ons op via 033-4650420 of mail ons naar info@detaaltrainer.nl