5 top tips voor een perfecte Out of Office

5x bekeken

De zomervakantie komt alweer in zicht. Tijd voor tips en inspiratie voor een nieuwe ‘Out of Office’ (OOO).

Het doel van een Out of Office is om aan te geven dat je niet bereikbaar bent. Duidelijkheid is hierin belangrijk, zodat de lezer weet wat hij/zij kan verwachten. We geven je graag tips en inspiratie waarmee jij de perfecte Out of Office kunt schrijven.

Onze 5 tips

  1. Bedank als eerst de lezer voor hun e-mail.
  2. Laat de lezer weten waarom je jouw mail niet leest.
  3. Vertel wanneer je terug komt.
  4. Ben je uit dienst? Laat dit dan ook weten.
  5. Bied een alternatief: wordt de mail doorgestuurd? Kan jouw lezer terecht bij een collega?

Inspiratie

We hebben een aantal OOO-berichten bij elkaar gezet, die wij het delen waard vinden. Elk van hen viel op een unieke manier op voor ons.

Disclaimer: alle naar personen en bedrijven herleidbare gegevens hebben wij aangepast in de voorbeelden. De rest is wel echt!

1. Humoristisch en persoonlijk

Sommige bedrijven kiezen ervoor om één van de kernwaardes te gebruiken in hun Out of Office. Ook kan je er een tikje humor in verwerken. Dit maakte dat deze OOO’s een glimlach op ons gezicht toverden.

Hello,

Thank you for your email.
As Global Connect is all about connexion, you would normally be able to reach me just about anywhere.

However, from July 13th to August 11th I am on annual leave and on eastern Australian timezone in the land Duinunder 😉

I will have limited access to my mail,
Please expect a delay in my response.

For Technical questions, please contact Willem de Jong: wdejong@globalconnect.net
in urgent cases, contact me on whatsapp +31612345678
or contact my manager André Bakker: abakker@globalconnect.net

Kind Regards,

Ilse Duin

2. Emojis

Deze Out of Office staat bol van de emojis. Als jouw bedrijfscultuur het toelaat is dat een leuke manier om je OOO onderscheidend te maken van de massa.

Dear reader 👋,

Thank you for reaching out. Unfortunately I am currently OOO, since I am enjoying my sabbatical in South East Asia🌴. I will be back on Monday, April 1st (NO JOKE!). During this period of time you can reach out to Willem de Jong (📧 w.dejong@zonnestraal.nl ☎️ + 316 123 456 78) to assist you. Thanks again! We will ketch-up 🍅 in April again! 🥳

Wish you a sunny day! ☀️

Best,

Ilse

3. Minder handig

Hoewel bovenstaande twee voorbeelden volledig in eigen stijl zijn geschreven, bevatten ze wel alle tips. Om je ook een voorbeeld te geven die minder duidelijkheid biedt, hebben we onderstaand voorbeeld belicht. Met onderstaand voorbeeld weet de lezer niet direct waarom hij een Out of Office krijgt of wie hij wel kan benaderen met zijn bericht.

Dank u voor uw bericht.

De afgelopen periode heb ik met veel plezier als tijdelijk adviseur I&Z bij HR zaken gewerkt. Mijn werkzaamheden zijn inmiddels afgerond en per 1-2-24 ben ik niet meer werkzaam bij de Universiteit Groningen.

Hartelijke groet,

Ilse Duin

Duidelijkheid staat voorop!

Kies de stijl die het beste past bij de bedrijfscultuur, maar zorg er vooral voor dat je bericht duidelijk is voor de lezer. En vergeet niet, je kunt in je OOO functionaliteit met een vleugje creativiteit en vriendelijkheid combineren, waardoor je niet alleen professioneel, maar ook menselijk overkomt. Zo wordt je Out Of Office zelfs een positieve ervaring voor degenen die contact met je opnemen tijdens je afwezigheid.

Wil je meer tips over het schrijven van effectieve e-mails? Kijk dan ook eens bij: